Już przed pandemią wiele firm rozpoczęło szumnie komunikowane procesy pod hasłami: digital transformation. milionowe przetargi, wielomiesięczne projekty IT, integracja, bezpieczeństwo danych. Na Linkedinowej ścianie coraz częściej pojawiały się hasła, jak "data-driven", "BI", "remote tool".
W jednej z firm spotkałam się nawet z bardzo obrazową grafiką powiązaną z udostępnieniem nowego narzędzia pracownikom w terenie - postawna umięśniona postać mężczyzny wyposażonego niczym Robocop miała motywować przedstawicieli do korzystania z nowego super-CRM na telefonie.
Lekko ubrudzony ketchupem Robocop spoglądający pewnym siebie wzrokiem z kuchennego narożnika na pracowników biura centralnego zamiast przebywających w terenie przedstawicieli, jest wybornym symbolem tego, o co wiele programów Digital Transformation potknęło się na ostatniej prostej. Ludzi.
"Co to za różnica, do jakiego systemu się logujesz?"
"Czemu oni są tacy..eh.. marudni?"
"Przecież to prosta sprawa! To tylko 5 min..."
To chyba najczęstsze zdania, które wypowiadają do mnie klienci zmęczeni niepowodzeniem we wdrażaniu nowego systemu informatycznego w sieciach sprzedaży. Ich frustracja stanowi tylko wierzchołek góry lodowej. Pod nim groźnie piętrzą się narastające lawinowo koszty...
"No bo czym jesteśmy? Zespołem?
Nie, nie, nie. Mieszanką wybuchową niosącą chaos." - powiedział Hulk o Avengersach.
Dynamiczny biznes, podejście Agile, innowacyjność i współpraca w zespole projektowym, nieustające burze mózgów...tak, ale...
Warto pamiętać, że już sama zmiana ważnego narzędzia pracy stanowi dla ludzi czynnik silnie zaburzający ich codzienną rutynę. Jeśli chcemy, aby nasz proces transformacji był skuteczny, musimy zadbać o harmonię* (def. PWN "wzajemne dopełnianie się lub właściwe proporcje"). Jeśli chcemy sprawić, aby ludzie zaczęli coś robić inaczej powinniśmy stale koordynować ze sobą:
- Komunikowanie korzyści,
- Szkolenia/edukację/instruktaże,
- Przypomnienia, monitorowanie KPI, motywowanie do działania
- Zbieranie pytań/potrzeb/feedbacku.
Przez harmonię rozumiem faktyczną koordynację wszystkich tych działań między sobą. Na przykład, jeśli planujesz szkolenie z obsługi nowego systemu, zadbaj, aby zaraz po jego zakończeniu uczestnik mógł w tym systemie coś faktycznie zrobić. Jeśli motywujesz ludzi do wpisywania danych do CRM, zadbaj, aby wiedzieli, jak to zrobić (jak byli na szkoleniu 2 miesiące temu, to mogli już zapomnieć). Jak wysyłasz informację, że dzięki nowemu narzędziu pracownik oszczędzi czas, zadbaj, aby kontekst nie zasugerował rychłych zwolnień lub znacznego podniesienia celów. Nawet jeśli poszczególne działania są realizowane przez różne zespoły, zadbaj o wspólny harmonogram i dobrą wymianę informacji.
"Kiedy upadać będziesz, złapię cię!" - rzekł Mistrz Yoda.
Bądź jak mistrz Yoda i pomagaj powstawać upadłym.
O pracy z porażką napisano już wiele (choćby na stronach niezastąpionej Fundacji Dobra Porażka: https://dobraporazka.pl/). Powtarzać się nie będę. Jednak poza upadkami po heroicznych próbach, są także te mniej przyjemne dla nas sytuacje. Dobrym przykładem jest współpraca z osobami, które wykazały silnie negatywne zachowania w stosunku do projektu, a być może nawet aktywnie sabotowały jego efekty. Na forum podważały sensowność przedsięwzięcia lub Twoje kompetencje. W Twoim najlepszym interesie jest, aby te osoby zawróciły z "Drogi Ciemności".
Przekonując aktywnie krytykujących kluczową trudność często stanowi już nie tylko strach przed porażką lub uzasadnione w inny sposób wątpliwości. Na pewnym etapie już im po prostu nie wypada dać się przekonać lub obawiają się oni, że zostaną przez Ciebie potraktowani w równie "trudny" sposób. Zamiast utwierdzać ich w roli wroga projektu, ułatwiaj im przejście na dobrą stronę "Mocy": angażuj w rozmowy, bierz pod rozwagę ich wątpliwości. Zachowaj neutralność i zainwestuj w amnezję. Dla dobra wszystkich. Nic tak silnie nie przekona "cichych - wahających się" jak Kobieta-Kot przeciągnięta ja jasną stronę mocy przez Batmana! ;)
Jaki jest sens posiadania samochodu wyścigowego, jeśli nie możesz go prowadzić? - pyta Tony Stark (Iron Man)
Innymi słowy daj się pobawić innym swoimi zabawkami. Pokazując korzyści pamiętaj, że nie tylko "kejpijajami" człowiek żyje. Zadbaj, aby dostarczyć okazji do poczucia dumy, satysfakcji, radości, ciekawości, niecierpliwości, zaskoczenia...Freudowska zasada przyjemności nieczęsto gości w biznesowych modelach zarządzania zamianą. Jednak jest aktualnym i ważnym elementem struktury motywacji człowieka. Jeśli nie uruchomisz emocji, trwała zmiana nie zajdzie.
Lekki język komunikacji, kreatywny konkurs, wspólne poszukiwanie błędów, wyzwania z przymróżeniem oka, "fuck-up stories", quizy, zagadki, inteligentny mem... możliwości są nieograniczone. Warto jednak pamiętać, że emocje nie oznaczają infantylizacji. Dawkuj te elementy bardziej szczyptami niż garściami.
Podsumowując. 3 tajemne składniki miksury transformacji to: harmonia, wsparcie i emocje. Aż tyle, i tylko tyle. Enjoy!
